U ovom trenutku kada pandemija direktno utječe na naše poslovanje, vrijeme je najdragocjeniji resurs. Pod vrijeme mislimo na to da trebamo donositi odluke u vrlo kratkom vremenu. Trebamo redizajnirati način na koji poslujemo, podržati zajednicu i osmisliti nove alate koji će tome pridonijeti. Dio ove strategije je i rad od kuće.
Kako obavljati posao za vrijeme pandemije uz rad od kuće?
Dok traju stroge mjere socijalnog distanciranja mnoge tvrtke su primorane omogućiti svojim zaposlenicima da svoj posao obavljaju iz vlastita doma.
Postoje određeni tehnički izazovi kojima treba doskočiti kad cijelu tvrtku virtualno “preselite” . U ovom članku pokušat ćemo vam dati smjernice kako u doba pandemije biti organiziraniji i sigurniji na Internetu.
1. Pristup aplikacijama
Prvi korak pri slanju zaposlenika na rad od kuće je ispravno podešavanje njihovih računala.
Imate li aplikaciju/servis kojoj se iz sigurnosnih razloga inače ne može pristupiti izvana, već samo s lokalnog računala ? Kako ne bi narušili sigurnost najbolje bi takvim aplikacijama bilo omogućiti VPN pristup (virtual private network).
VPN je privatna komunikacijska mreža koju koristimo u okviru javne mreže (Internet). Zamislite ga kao tunel koji omogućuje sigurnu komunikaciju između vašeg računala i Interneta. Pojedine VPN mreže su ograničene što znači da im samo određeni korisnici imaju pristup. Ako imate instaliranu VPN mrežu za potrebe tvrtke, samo zaposlenici te tvrtke joj imaju pristup, nitko izvana.
2. E-mail komunikacija
Ako je e-mail komunikacija vaš glavni način komunikacije s klijentom i/ili kolegama ne moramo napominjati da je veoma važno da sve besprijekorno funkcionira.
Potrebno je pobrinuti se da svi zaposlenici na svom računalu imaju ispravno podešen e-mail klijent program. Ako zaposlenik ima poslovno računalo no iz nekog razloga kod kuće radi na drugom računalu, sugeriramo korištenje webmail aplikacije ili podešavanje programa za slanje i primanje maila na IMAP protokol.
Provjerite na cPanelu da sve e-mail adrese koje koristite unutar tvrtke imaju dovoljno velik sandučić. Ako nemaju, povećajte ga.
Ako ste popunili diskovnu kvotu hosting paketa, razmotrite brisanje starih mailova (putem webmail-a) ili nadogradnju hosting paketa.
Za pomoć s e-mail postavkama, promjenom lozinke i sličnim jednostavnim e-mail pitanjima konzultirajte našu bazu znanja.
Ne zaboravite na sigurnost- podsjetite djelatnike/kolege da ne otvaraju sumnjive privitke koji prime u e-mailu. Podijelite im korisne poveznice kako prepoznati zlonamjerni sadržaj i pokušaje prijevare.
3. Alati za organizaciju i sastanke
E-mail nije rješenje za sve vrste komunikacije. Da poslovanje ne bi patilo, potrebno je zadržati komunikaciju kako unutar tvrtke tako i prema klijentima za što je veoma korisno koristiti alate za komunikaciju od koji su neki besplatni, a neki se plaćaju.
Svi oni jutarnji sastanci preselili su online i neke od najpopularnijih aplikacija koje omogućuju videopoziv su: Microsoft Teams, Skype, Zoom, Discord. Ne morate se nužno ograničiti na jednu, već možete imati nekoliko opcija kako bi s Vašim klijentima što lakše komunicirali.
Za stalnu internu komunikaciju u obliku chata s više kanala (dakle mogućnost da se napravi interne timske kanale i javne kanale za cijelu tvrtku) preporučujemo: Discord, Slack i Mattermost. Mattermost preporučujemo kao alternativu Slacku ako tražite rješenje u obliku otvorenog koda koji možete koristiti na vlastitom poslužitelju. Za one vičnije engleskoj terminologiji, Mattermost je self hosted open source platforma.
4. Promjena procedure rada
U ovo vrijeme kada radimo od kuće poprilično će se promijeniti i procedure rada. Kada nismo svi na istoj lokaciji teže je poprati stanje dnevnih radnih zadataka ili dugotrajnih projekata. Kako bi svi zaposlenici bili “na istoj stranici” za organizaciju rada birajte aplikacije kao što su Trello, Teamwork ili Toggle.
Sada kada je puno više ljudi prisutnih online i više se koriste društvene mreže i aplikacije za komunikaciju te e-mail komunikacija, treba imati na umu i end-to-end enkripciju kako ne bi došlo do narušavanja sigurnosti.
End to end enkripcija (E2EE) je tip kodirane komunikacije uređaja koji omogućava dvjema stranama koje razmjenjuju poruke i podatke, da nitko osim te dvije strane nema mogućnost čitanja tih poruka i podataka. Čak ni server preko kojeg ih te dvije strane razmjenjuju.
Aplikacije koje podržavaju takvu vrstu komunikacije su: WhatsApp, Telegram, Viber, Skype, Microsoft Teams i još mnogo drugih koji sada nećemo navoditi.
Prije nego instalirate aplikaciju putem koje ćete održavati poslovne sastanke, provjerite da li ima navedenu enkripciju.
Zaključno
Za kraj, iako se rad od kuće nametnuo silom okolnosti, poslovanje ne mora patiti . Polazeći za onom starom poslovicom u svakom zlu treba naći nešto dobro, uzmimo iz ove promjene pozitivne stvari i sagledajmo ih iz kuta modernizacije poslovanja.
Sva ova rješenja osmislili su upravo ljudi koji su se već susreli sa sličnim izazovom i danas kada smo sve mobilniji i globalizacija je već u punom zamahu. Mogućnost da nismo “vezani” za jedan radni stol puno znači.
Ne zaboravite vaše klijente obavijestiti da ste sada dostupni na druge načine. Ako postoji neko ograničenje u poslovanju kod kuće iskomunicirajte to klijentima kroz iskrenu i pozitivnu poruku i uvijek ponudite alternativu ako je to moguće. Imate li mnogo klijenata, svakako takvu obavijest stavite na vašu web stranicu.
O ovoj bi se temi moglo puno toga napisati, no nadamo se da smo vam ovim člankom pomogli da se organizirate u ovoj kriznoj situaciji i da ste spremni na rad od kuće.
